Protection des renseignements personnels et politique de confidentialité

Gestion Lecavalier-Ruiz inc.

Dernière mise à jour : 8 novembre 2026

1. Notre engagement

Gestion Lecavalier-Ruiz inc. accorde une importance particulière à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité des informations qui lui sont confiées.

Dans le cadre de nos services de comptabilité, de tenue de livres, de consultation financière et d'accompagnement technologique, nous pouvons être amenés à recueillir, utiliser, conserver et communiquer des renseignements personnels.

Nous nous engageons à traiter ces renseignements de manière responsable, transparente et conformément aux lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1), modifiée par la Loi 25.

Cette page présente nos politiques et pratiques de gouvernance, notre politique de confidentialité et les moyens permettant aux personnes concernées d'exercer leurs droits.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise l'application des politiques et pratiques de l'entreprise.

Responsable : Pablo Lecavalier-Ruiz, CPA

Entreprise : Gestion Lecavalier-Ruiz inc.

Courriel : info (arobas) lecavalier-ruiz (point) com

Téléphone : 450 303-0550

Pour toute question concernant la confidentialité, une demande d'accès, une demande de rectification ou une plainte, vous pouvez communiquer directement avec le responsable.

3. Renseignements personnels recueillis

Selon la nature de nos relations d'affaires et des services demandés, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :

Renseignements d'identification et de contact : nom, coordonnées, fonction et renseignements professionnels.
Renseignements financiers et comptables : informations bancaires, factures, relevés, données comptables et fiscales.
Renseignements relatifs à la paie : informations sur les employés, rémunération et autres données nécessaires aux services convenus.
Renseignements transmis lors d'une demande de renseignements, d'une consultation ou d'un mandat professionnel.
Renseignements techniques liés à l'utilisation de notre site Web, selon les fonctionnalités et technologies utilisées.

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires à des fins déterminées, légitimes et conformes à nos activités.

4. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés notamment pour :

Répondre aux demandes d'information et communiquer avec nos clients.
Préparer des offres de services et gérer les relations contractuelles.
Fournir des services comptables, fiscaux, financiers et de tenue de livres.
Effectuer les opérations administratives et les travaux de paie prévus aux mandats.
Fournir des services de consultation et d'accompagnement technologique.
Assurer le suivi des dossiers et répondre à nos obligations professionnelles et légales.
Maintenir la sécurité et le fonctionnement de nos systèmes.

Les renseignements ne sont pas utilisés à d'autres fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi le permet ou qu'un consentement approprié a été obtenu.

5. Collecte et consentement

Nous recueillons les renseignements personnels principalement auprès des personnes concernées, de nos clients et, dans les circonstances permises par la loi, de tiers autorisés.

Cette collecte peut se faire par courriel, téléphone, échange de documents, plateformes électroniques, logiciels professionnels ou directement dans le cadre des services rendus.

Lorsque le consentement est requis, nous veillons à ce qu'il soit obtenu conformément aux exigences applicables.

Une personne peut retirer son consentement à certaines utilisations ou communications de ses renseignements personnels, sous réserve des restrictions prévues par la loi et des obligations applicables.

6. Rôles et responsabilités

La protection des renseignements personnels repose sur une attribution claire des responsabilités.

La direction veille à ce que des politiques et des pratiques appropriées soient établies, appliquées et révisées.

Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise leur application, traite les demandes et les plaintes et intervient dans la gestion des incidents de confidentialité.

Les employés, collaborateurs et personnes autorisées doivent respecter les règles de confidentialité, limiter leur accès aux renseignements nécessaires à leurs fonctions et signaler les situations susceptibles de compromettre la protection des données.

Les fournisseurs de services qui traitent des renseignements personnels pour notre compte doivent être encadrés conformément aux obligations légales applicables.

Ces responsabilités couvrent le cycle de vie des renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction.

7. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels pendant la période nécessaire à l'accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des délais de conservation imposés par les lois et obligations professionnelles applicables.

La durée de conservation dépend notamment :

De la nature des renseignements.
Du type de dossier ou de mandat.
Des obligations fiscales, comptables, contractuelles et professionnelles.
Des exigences légales de conservation.
De la nécessité de préserver certains renseignements dans le cadre d'un litige ou d'une procédure.

Les règles de conservation et les responsabilités associées sont encadrées par les pratiques internes de l'entreprise.

Une personne peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de l'information sur la durée de conservation applicable aux renseignements la concernant.

8. Destruction et anonymisation

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés sont accomplies et qu'aucune obligation légale n'exige leur conservation, les renseignements sont détruits ou anonymisés conformément aux exigences légales.

Les moyens retenus doivent être adaptés à la nature du support et à la sensibilité des renseignements.

L'anonymisation, lorsqu'elle est utilisée, doit respecter les critères légaux applicables et rendre l'identification des personnes concernées irréversiblement impossible dans les conditions prévues par la loi.

9. Mesures de sécurité et confidentialité

Gestion Lecavalier-Ruiz inc. applique des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements personnels, à leur quantité, à leur utilisation et aux risques associés à leur traitement.

Ces mesures visent notamment :

La limitation de l'accès aux personnes autorisées.
La protection des systèmes et des documents contenant des renseignements personnels.
La confidentialité des communications et des échanges de documents.
La gestion des accès aux applications et aux outils professionnels.
La prévention et la détection des incidents de confidentialité.
La protection des renseignements confiés aux fournisseurs de services.

Les mesures font l'objet d'une réévaluation en fonction des besoins de l'entreprise et de l'évolution des risques.

Aucun système informatique n'offre une garantie absolue contre tous les risques. Nous cherchons néanmoins à réduire les risques de manière raisonnable et proportionnée.

10. Fournisseurs, logiciels et communication à des tiers

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recourir à des fournisseurs de logiciels comptables, de services infonuagiques, d'hébergement, de messagerie et d'autres services technologiques.

Certains renseignements peuvent être communiqués à ces fournisseurs lorsque cela est nécessaire à la réalisation d'un mandat ou à la fourniture d'un service, dans les conditions prévues par la loi.

Des renseignements peuvent également être communiqués à des autorités fiscales, réglementaires ou judiciaires lorsque la loi l'exige ou l'autorise.

Lorsque des renseignements personnels doivent être communiqués à l'extérieur du Québec, cette communication est assujettie aux exigences légales applicables, notamment en matière d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et de protection contractuelle des renseignements.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels qui nous sont confiés.

11. Technologies et intelligence artificielle

Nos activités comprennent des services d'accompagnement technologique, notamment dans le domaine de l'intelligence artificielle appliquée à la comptabilité et à la finance.

Toute utilisation de renseignements personnels dans le cadre de tels services doit respecter les exigences de confidentialité, de nécessité, de sécurité et de protection prévues par la loi.

Les outils technologiques et les fournisseurs impliqués sont soumis aux règles applicables à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels.

12. Site Web et témoins de connexion

Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion, également appelés cookies, ainsi que certaines technologies nécessaires à son fonctionnement ou utilisées pour mesurer sa fréquentation.

Selon leur nature, ces technologies peuvent recueillir certaines informations techniques, comme l'adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées ou d'autres données relatives à la navigation.

Lorsque des technologies permettant l'identification, la localisation ou le profilage sont utilisées, les informations requises sont fournies aux visiteurs et les mécanismes d'activation prévus par la loi sont appliqués.

Les utilisateurs peuvent également gérer certains témoins au moyen des paramètres de leur navigateur.

13. Droits des personnes concernées

Conformément aux lois applicables, toute personne concernée peut notamment :

Demander si nous détenons des renseignements personnels à son sujet.
Demander l'accès aux renseignements personnels la concernant.
Demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
Retirer son consentement à certaines utilisations ou communications, lorsque ce droit s'applique.
Demander, dans les circonstances prévues par la loi, la communication de certains renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Exercer, lorsque les conditions légales sont réunies, ses droits relatifs à la cessation de diffusion ou à la désindexation de renseignements personnels.

Les demandes d'accès ou de rectification doivent être adressées par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.

Une vérification de l'identité et de l'autorité du demandeur peut être nécessaire avant toute communication de renseignements.

Nous répondons aux demandes d'accès et de rectification avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de leur réception, conformément à la loi.

14. Processus de traitement des plaintes

Toute personne estimant que ses renseignements personnels n'ont pas été traités conformément aux règles applicables peut présenter une plainte.

Étape 1 — Transmission de la plainte

La plainte peut être transmise par courriel à info (arobas) lecavalier-ruiz (point) com, à l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Afin de faciliter son traitement, la plainte devrait préciser la situation concernée, les circonstances pertinentes et les coordonnées permettant de communiquer avec la personne.

Étape 2 — Réception et examen

Le responsable prend connaissance de la plainte, examine les faits pertinents et peut demander des renseignements complémentaires.

L'examen est effectué de façon confidentielle, dans la mesure permise par les circonstances et les obligations légales.

Étape 3 — Évaluation et mesures correctives

Lorsque nécessaire, des mesures correctives sont déterminées afin de résoudre la situation et de réduire le risque qu'elle se reproduise.

Étape 4 — Réponse

Une réponse est communiquée à la personne ayant présenté la plainte dans un délai raisonnable, compte tenu de la nature et de la complexité du dossier.

Étape 5 — Recours externe

Toute personne peut également s'adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec, selon les recours et modalités prévus par la loi.

Site Web : https://www.cai.gouv.qc.ca

15. Gestion des incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment comprendre un accès, une utilisation ou une communication non autorisés de renseignements personnels, leur perte ou toute autre atteinte à leur protection.

Lorsqu'un incident est constaté ou raisonnablement soupçonné, nous appliquons un processus visant à :

Examiner la nature de l'incident et les renseignements concernés.
Prendre les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice.
Évaluer la gravité du risque pour les personnes concernées.
Aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsqu'un risque de préjudice sérieux exige de le faire.
Documenter l'incident dans le registre prévu par la loi.
Déterminer les mesures nécessaires pour éviter qu'un incident semblable se reproduise.

Toute personne souhaitant signaler un incident potentiel peut communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

16. Gouvernance et révision de nos pratiques

Nos politiques et pratiques sont établies en fonction de la nature et de l'importance de nos activités ainsi que de la sensibilité des renseignements personnels que nous traitons.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d'approuver les politiques et pratiques de gouvernance et d'en superviser la mise en œuvre.

Celles-ci sont réexaminées lorsque les activités de l'entreprise, les technologies utilisées, les risques ou les obligations légales évoluent de façon significative.

La présente page peut être mise à jour afin de refléter ces changements. Toute modification à la politique de confidentialité fait l'objet d'un avis conformément aux exigences applicables.

17. Nous joindre

Pour toute demande relative à la protection des renseignements personnels :

Gestion Lecavalier-Ruiz inc.

À l'attention de : Pablo Lecavalier-Ruiz, CPA

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : info (arobas) lecavalier-ruiz (point) com

Téléphone : 450 303-0550

Site Web : https://lecavalier-ruiz.com

Cadre juridique

Cette politique s'inscrit notamment dans l'application des articles 3.1, 3.2, 8, 8.2 et des autres dispositions pertinentes de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1).

Texte officiel : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1