L’importance de modéliser vos processus comptables.

La carte est presque le territoire.

Les mots sont des objets de l’esprit, évasifs et polymorphes. J’ai assisté dans ma jeune carrière à des logorrhées ayant pour objectif de simplifier une tâche. La plupart du temps un détail était oublié ou mal compris et soudainement l’idée d’origine dans l’esprit de l’interlocuteur se transformait en une créature aux contours ambigus. La sémantique n’était soudainement plus aussi nette.

Dans mes premiers emplois à titre de contrôleur, je me suis longuement intéressé au processus de modélisation. Je cherchais une façon de comprendre les erreurs et pertes de temps à l’intérieur de ma division de la comptabilité. Les premiers essais furent des échecs puisque j’avais tenté d’analyser l’ensemble des opérations de la compagnie ce qui était un travail trop complexe pour le comptable que je suis. Afin d’être en mesure de bien modéliser les processus, il faut d’abord comprendre l’objet d’étude. En abordant des questions associées à l’ingénierie, la chimie et la production industrielle j’étais trop loin de mon champ d’expertise. Ce fut une expérience très frustrante et pourtant enrichissante. J’ai appris qu’il fallait traiter la comptabilité comme un point de début et de fin des opérations et non pas comme un vecteur. C’est un constat rarement compris ou apprécié par les gestionnaires d’entreprises.

Je savais maintenant qu’il fallait concentrer mon approche sur les activités entourant la comptabilité. J’allais considérer les autres départements uniquement en fonction de leurs intrants et extrants. Avec la magie d’internet, j’ai commencé à utiliser le logiciel Lucidchart, disponible en ligne.

Mon interprétation actuelle de la modélisation est essentiellement concentrée sur sa dimension visuelle. Un peu à la manière d’un cartographe qui explore graduellement un nouveau continent, il faut ajuster progressivement le modèle afin d’arriver à une approximation des activités de la compagnie. Je ne suis jamais arrivé à un résultat en une seule itération à cause de la nature empirique du travail. Éventuellement, les contours se dessinent et de nouvelles questions vont surgir.

C’était le préambule, beaucoup de mots furent écrits et il est fort possible que le concept de modélisation soit encore abstrait. Voici un graphique permettant de visualiser une série d’opérations typiques. L’utilité de ce travail est de saisir les liens entre les différentes activités et de simplifier la complexité. C’est particulièrement important lorsque plusieurs individus travaillent sur des interfaces différends. À titre informatif, j’utilise le manuel de Suzanne Rivard et Jean Talbot, le développement de systèmes d’information comme base de réflexion.